Firma w mieszkaniu – co może być kosztem?

Prowadzenie firmy we własnym domu pozwala uznać część opłat za koszty uzyskania przychodu. Nie można jednak przesadzać z ich skalą. Nie wszystko też da się wrzucić w koszty.

Biuro we własnym mieszkaniu ma wiele plusów. Pozwala zaoszczędzić pieniądze na wynajem lokalu i z reguły przyjmowany jest przez początkujących przedsiębiorców. Choć taki scenariusz daje możliwość wrzucenia w koszty części opłat, w praktyce nie jest to takie proste.

Wrzucenie w koszty opłat za media jest oczywiście przyjęte, ale problematyczne. Niebudzące wątpliwości rozwiązanie to zainstalowanie osobnych, „firmowych” liczników. Jeśli ich nie ma, można przyjąć metodę wyliczenia proporcji kosztów „firmowych”, ale trzeba umieć to uzasadnić.

Proporcjonalne wyliczenie kosztów ze względu na powierzchnię mieszkania przeznaczoną na działalność ma rację bytu tylko w przypadku kosztów ogrzewania, które ma „powierzchniowy” charakter. Cała reszta – a więc opłaty za prąd, gaz, wodę – nie powinny podlegać takiemu rozliczaniu.

Należy dodać, że w przypadku zakwestionowania kosztów przez fiskusa, to podatnik będzie musiał odpowiednio umotywować ich skalę, uzasadniając metodę wyliczenia. Ważne więc, by jeśli stosujemy jakąś metodę wyliczeń (np. komputer, który zużywa przeciętnie tyle a tyle prądu, pracuje w celach firmowych przez 8 h dziennie) umieć ją później dobrze uzasadnić.

salon z tv

Ten sam problem dotyczy Internetu i telefonu. Nie ma żadnych wątpliwości co do wciągnięcia w koszty Internetu czy telefonu, które podatnik założy bezpośrednio na firmę. Jeśli jednak w celach firmowych korzysta z prywatnego telefonu i sieci, nie będzie mógł wciągnąć w koszty całości opłat. W przypadku telefonu można wykazać dzięki billingom, które połączenia zostały wykonane w celach służbowych. Kosztem nie będzie też stały miesięczny abonament posiadacza prywatnego aparatu. Podobnie ma się rzecz z Internetem. Jeśli w ramach domowego pakietu wykorzystujemy połączenie w celach firmowych, kosztem nie będzie z pewnością telewizja, natomiast „firmową” część opłaty za sieć, należy w miarę wiarygodnie oszacować.

Nie budzi kontrowersji odliczenie części czynszu administracyjnego. Wysokość odliczenia powinna proporcjonalnie odpowiadać powierzchni mieszkania zaliczonej na cele firmowe. Nie warto być pazernym. Jeśli w pokoju, w którym na co dzień mieszkamy i żyjemy, tylko część powierzchni przypada na „firmę” (np. biurko z komputerem i drukarką), to tylko tę część powinniśmy brać pod uwagę przy odliczeniu.

Jeśli mieszkanie kupiliśmy na kredyt, proporcjonalną część odsetek możemy również zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Ważne zastrzeżenie: gdy właściciel firmy zdecyduje się na wprowadzenie prywatnego mieszkania na środki trwałe firmy, wówczas odsetki naliczone do dnia przekazania mieszkania do działalności zwiększają wartość początkową środka trwałego i stanowią koszty uzyskania przychodów dopiero poprzez odpisy amortyzacyjne.

Kosztami mogą być też wydatki związane z zakupem mebli biurowych czy też remontem mieszkania – oczywiście proporcjonalnie do części przypadającej na firmę. Oczywiście odliczeniu podlegają również koszty zakupu sprzętu przydatnego do prowadzenia działalności – niezależnie czy po godzinach pracy będzie wykorzystywany na cele prywatne. Chodzi oczywiście o komputer, drukarkę, aparat fotograficzny itp. Taki sprzęt należy zakupić „na firmę”.

Na koniec jeszcze kilka słów o mniej przyjemnej sprawie, jaką jest możliwość zapłacenia wyższego podatku od nieruchomości. Wszystko zależy od decyzji gminy. Musimy jej zgłosić fakt prowadzenia firmy w mieszkaniu i to ona zdecyduje, czy uznać jego cześć za lokal użytkowy. W takiej sytuacji zapłacimy znacznie większy podatek od nieruchomości. Taka sytuacja jednak ma miejsce zazwyczaj przy „poważniejszej’ stricte firmowej działalności – gdy np. ktoś w wydzielonej części mieszkania zorganizował sobie warsztat, biuro w którym przyjmuje klientów czy gabinet. Jeśli firma w mieszkaniu to po prostu komputer z biurkiem, raczej takiego scenariusza nie powinniśmy się obawiać.

Marcin Moneta
Dział Analiz WGN

Inne w tej kategorii...